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上司がいない日は作業効率アップのチャンス!

職場で上司がいる日といない日で緊張感ってかなり違います。

いわゆる「お目付け役」がいないと、ついつい怠けたりして生産性が落ちてしまうもの。しかし実は上司がいない日は、自分の職場環境を整える絶交のチャンスなのです。それをだらだら過ごしてしまってはもったいない。

今回は、職場で上司がいない日に行うお勧めの作業を紹介します。

 

 お勧め作業その①机の整理整頓

机の上が取っ散らかっているか、それとも綺麗に整頓されているかというのは生産性に直結します。なので机の整理整頓は、業務上かなり優先順位の高い作業です。

しかし、これまでの積み重ねで机の上が書類の山という人は、数分作業したところであまり意味がありません。かといって、上司が見ている中で業務をほったらかして何時間も机の整理をしていると、文句を言われるかもしれません。

なので、上司がいない日は是非とも時間をかけて机の整理整頓を行いましょう。

本当は上司に整理整頓の必要性と有効性を説明した上で堂々と作業ができれば良いのですが、中々理解のある上司は少ないです。

上司がいないうちに机の整理整頓が完了できれば、その後の作業効率が各段に上がり、成果を出した上で定時帰りできること請け合いです。

 

お勧め作業その②時短システムの導入

例えばパソコンのショートカットキーを覚えると、作業効率が上がります。時々新幹線の中で、マウスを使わずにパソコンで仕事をしている人を見かけますが、ショートカットキーを完全にマスターするとマウスが不要になるようです。マウスが不要になれば、外出や出張先の荷物が減るので助かりますが、さすがにここまでのレベルになるのはかなりの修練が必要でしょう。

とはいえ、使えるショートカットキーを多数覚えているだけで凄まじく作業を短縮できることは間違いないでしょう。

上司が職場にいない日は、ショートカットキーを優先的に使って作業をしてみましょう。上司がいなければ、キーを打つ手つきが不自然にぎこちなくても「おい、何やってる」と声をかけられることもありません。一日あれば以外と慣れてしまうものですので、以降の作業スピードは段違いです。

役に立つショートカットキーを紹介しているサイトは多数あるのでそれらを見るのも良いですが、書籍を買えば分野別に体系的にまとまっているのでさらにお勧めです。

僕は「仕事が速い人ほどマウスを使わない! 超速パソコン仕事術」という書籍を職場に持ち込んで、上司がいない日にはこれを見ながら仕事を行っています。

なお、パソコンの不要な設定をオフにすることで、パソコンの動作自体を速くすることもできます。これは、前述した机の整理整頓のパソコン版とも言える作業で、最初の内はショートカットキーを覚えるよりも即効性のある対策です。

僕はこの設定を行うことで、朝パソコンの電源を入れてから操作が可能になるまでの時間が半減しました。毎日のことなので、年間で考えればかなりの時間節約になっていると思います。この方法も、先ほど紹介した書籍に書いてあるので読んでみてください。

 

お勧め作業その③チェックリストを作る

僕はよく会議の議事録を書くことがあるのですが、それを上司に確認してもらう時によく同じような間違いを指摘されていました。例えば、会議参加者の項目において、役職に応じた並び順になっているかどうかや、数字の全角半角が統一されているかどうか等です。ひどい時は日付や曜日を間違えることもありました。

あまりに何度も間違えるので、個室に呼び出されて「やる気があるのか」と説教を受けたほどです。

どうすればケアレスミスをなくせるかと悩み抜いた末に辿り着いたのがチェックリストです。

例えば議事録を書き終えた後に、以下のようなチェックリストを作成して一つ一つチェックしていけば、かなりのケアレスミスをなくせます。

□日時に関して

 □年度は間違っていないか

 □日付は間違っていないか

 □曜日は間違っていないか

□参加者に関して

 □序列を間違っていないか

 □人事異動や組織変更による役職名の変更はないか

□書式に関して

 □フォントの種類と大きさは統一されているか

 □同じ意味の単語の表記揺れはないか(MGR/マネージャー、など)

 □数値やアルファベットの全角/半角は統一されているか

etc...

上はチェックリストの一部ですが、「会議議事録のチェックリスト」を作成してからというもの、僕は議事録の修正頻度が劇的に減りました。なお、新たな指摘が入った場合はチェックリストを適宜加筆修正します。

今では「出張に持っていくもの」「ミーティング前に確認すること」「一週間に一度行うこと」「定時を過ぎたら確認すること」等の多数のチェックリストを作成しています。チェックリストを作成することで、漏れがなくなるのは当然として、毎回自分の頭で考える必要がなくなるので、脳の疲労感が全く違います。

実はチェックリストの価値を低く見る方は多く「電子機器がここまで発達したこのご時世に、そんな原始的なやり方はナンセンスだ」と一笑に付す場面を何度もみました。

しかし、チェックリストは医療の現場や、航空業界など「ミスが絶対に許されない」場面で現在も活用されており、絶大な効果を上げています。

チェックリストの有効性については、書籍「アナタはなぜチェックリストを使わないのか?」を読んでみてください。この本には、チェックリストがどのような現場で利用され、どれほどの効果を上げたのかが詳細に書かれています。なお、チェックリストの作り方についての記述はないので、それを求めている方は別の書籍を探してください。

 

まとめ

以上、上司のいない日に行うお勧めの作業を紹介しました。

上司がいない日にこれらの作業を行って生産性を上げ、評価アップと定時帰りを目指しましょう。